„Ob Tagung, Schulung oder Weihnachtsfeier – es ist alles eine Frage der Technik.“

Die Infektionszahlen sinken, das Impfangebot verbessert sich und es gibt seit langem mal wieder eine Perspektive für das Gastgewerbe! Die richtige Öffnungsstrategie entwickelt sich allerdings nicht von selbst. Andreas hat sich daher mit der seit 2010 selbständigen Vertriebsspezialistin für die Privathotellerie Doris Berendes zu diesem Thema ausgetauscht und die beiden haben ein paar hybride Strategieansätze im Bereich Tagungen sowie das Thema „Busgruppenreisen“ und „Segmentierung“ diskutiert.

AH: Frau Berendes, hybride Tagungstechniken kommen in meinen Digitalberatungen immer öfters zur Sprache. Wie stehen Sie dazu – was sollten die Gastgeber nach den Öffnungen ihren Kunden im Tagungsbereich anbieten?

DB: Am häufigsten werden Online-Meetings angefragt, das sollten die Gastgeber also auf jeden Fall im Angebot haben. Dabei verbinden sich die Teilnehmer im Tagungsraum digital (per Zoom, Webex etc.) mit anderen Teilnehmern (einem oder mehrere) außerhalb. Hier ist die Technik „relativ“ einfach. Es gibt viele Anbieter wie Weframe oder ein „Galneo Screen“.

Wenn es professioneller zugehen soll, kommt man an einem Streaming-Studio nicht vorbei. Hier greift man aber am besten auf eine Profifirma zurück, denn die Anforderungen sind immer sehr unterschiedlich: Es hängt zum Beispiel davon ab, wie viele Personen im Raum sind und ob jeder ein Mikrofon bekommt; dann muss die Kamera bedient werden, es muss jemand am Computer sitzen und den Schnitt machen, eine professionelle Beleuchtung ist notwendig etc. In so einem Fall muss der Bedarf erst einmal im Detail geklärt werden, bevor ein Angebot erstellt werden kann.

Es gibt aber keine Art von Veranstaltung, die nicht hybrid durchgeführt werden kann: Ob Tagung, Schulung oder Weihnachtsfeier – es ist alles eine Frage der Technik.

AH: Wie werden sich dabei die Preise entwickeln?

DB: Die Preise müssen überarbeitet werden, sowohl im Übernachtungsbereich als auch bei den Tagungspauschalen, den Raumbereitstellungskosten und den hybriden Techniken. Die Anzahl der anwesenden Tagungsteilnehmer ist auf Grund der aktuellen Situation und den dazugehörigen A-H-A-Regeln kleiner als normalerweise. Diese Differenz ist in der Kalkulation mit zu beachten.

AH: Wie könnten Gastgeber ihre Tagungskunden zum Re-Start kontaktieren?

DB: Die effizienteste Art der Kontaktaufnahme ist ein Telefonat – zumal die Kunden auch lange nicht mehr mit der Veranstaltungsabteilung der Hotels gesprochen haben. Es gilt also die Bestandskunden anzurufen und sich nach konkreten Anfragen zu erkundigen. Das Jahr hat noch sechs Monate, um die Veranstaltungen zu platzieren. Dies führt zu einer erhöhten Nachfrage und der Folge, dass vielleicht nicht alles platziert werden kann. Es gilt also: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.

Des Weiteren ist das Thema „Neukunde“ nicht zu unterschätzen. Da die Bestandskunden vielleicht weniger Veranstaltungsanfragen für dieses Jahr haben, ist es unbedingt notwendig, neue Kunden zu gewinnen.

AH: Welche Portale im MICE-Bereich sehen Sie auf den vorderen Plätzen?

DB: Das ist schwer zu sagen. Meine Empfehlung ist aber, je nach Anzahl der Tagungsräume, der Anzahl der Hotelzimmer und dem Gästesegment-Mix darauf zu achten, dass mindestens drei bis fünf Portale bestückt sind. Und ich empfehle hier auch nicht nur den Basiseintrag, sondern ein Upgrade, so dass die Hoteliers mit den Portalen „spielen“ können – also mehr Fotos verwenden, umfangreiche Botschaften platzieren usw.

AH: Gruppen wird es aber nicht nur im Bereich Tagungen geben – vor allem die Busgruppenreisen stehen in den Startlöchern! Was gilt es Ihrer Ansicht nach zu beachten, damit der Start gelingt?

DB: Das Busgruppengeschäft ist bereits gestartet. Die Kunden der Busunternehmer sind in den meisten Fällen die bereits geimpften Bürger. Der Einkauf für das nächste Jahr läuft jetzt. Aber auch der Einkauf für Reisen in diesem Jahr ist noch in vollem Gange. Von daher: Erstellen Sie einen Busgruppen-Planer, kontaktieren Sie die Busunternehmer telefonisch und senden Sie ihnen Ihren aktuellen Busgruppen-Planer zu. Die Nachfrage ist groß. Stellen Sie Ihr Hotel in das „Schaufenster“ und seien Sie präsent.

AH: Tagungen und Busgruppenreisen sind ja nur ein kleiner Teil im Tourismus- bzw. im Hotelmarketing. Auch das Wirtschaftswachstum, die Reiseintensität oder die durchschnittlichen Konsumausgaben für Reisen gilt es zu durchleuchten. Vor diesem Hintergrund gefragt – wie wird sich die Gästesegmentierung aus der Corona-Pandemie entwickeln?

DB: Ich bin davon überzeugt, dass das Thema „Individualreisende“ – ob nun Paare, Einzelreisende und/oder Familien – ansteigen wird. Deutschland wird sicherlich in diesem Jahr für viele Bürger das Land der Reisetätigkeit sein. Daher empfehle ich den Gastgebern folgendes: Überdenken Sie die Preisstrategie, optimieren Sie die Zimmerkategorisierungen, gehen Sie die Themen „Buchungskonditionen“ und „Stornierungsbedingungen“ an. Erstellen Sie eine Strategie, die das Zusammenspiel mit den OTAs und der Buchungsmöglichkeit auf der eigenen Internetseite widerspiegelt.

Frau Berendes, vielen Dank für das informative und aufschlussreiche Gespräch.

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