Digitalisierung in der Gastronomie - Segen oder Fluch? 3 einfache Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

Verlief die Digitalisierung vor der Corona-Pandemie in weiten Teilen Deutschlands noch schleppend, hat sie spätestens mit dem zweiten Lockdown an Fahrt aufgenommen. Home Office ist vielerorts zur Pflicht geworden. Schulen, kulturelle Einrichtungen und Gaststätten sind für den Publikumsverkehr eine lange Zeit geschlossen worden. Besuche beim Lieblingsitaliener waren dadurch nicht mehr möglich. Kreative und praktikable Lösungen seitens der Gastronomen mussten her. Von digitalen Bestellungen über die Online-Terminvereinbarung zur Essensabholung, bis hin zu Zubereitungstipps von Speisen per Videoplattformen und Social Media – die Bandbreite an Möglichkeiten scheint schier unbegrenzt.

Hieraus ergeben sich allerdings auch Fragen für die Gastronomen:

  • Welche digitalen Angebote sind die richtigen für meinen Betrieb?
  • Welche Kosten verursacht die Umsetzung in puncto Zeit und Geld?
  • Lohnt es sich überhaupt in digitale Prozesse zu investieren, wenn meine Priorität 1,2 und 3 das Überleben meines Unternehmens ist?

Die Beantwortung dieser Fragen ist das Ziel dieses Artikels. Im Vordergrund steht hier der alltagstaugliche Einsatz digitaler Tools. Konkret werden die einzelnen Themengebiete digitaler Service, digitaler Nutzen und digitaler Mehrwert diskutiert. Miteinbezogen werden sollen der oft fordernde und stressige Alltag vieler Gastronomen, sowie der meist knappe Einsatz personeller Ressourcen.

Tipp 1: Digitaler Service

Laut einer Umfrage des Hamburger Online-Reservierungsservices bookatable wünschen sich Gäste in Zukunft mehr digitale Services. Die beiden am häufigsten genannten Punkte „Freies WLAN“ und „Speiseinformationen per Tablet“ entsprechen dem Gästewunsch nach mehr Informationsgehalt zur Zubereitung und Herkunft der Gerichte:

Der Trend liegt auf der Hand: der Gast möchte informiert werden! Hier bietet sich für Gastronomen die Chance, ihre Speisekarte zu digitalisieren. Das ist nicht nur in der Corona-Zeit, in der sich die vorwiegende Anzahl an Gästen online über das Angebot informiert, sondern auch danach eine Möglichkeit, den Gast mit wertvollen Informationen zu versorgen. Die Verknüpfung und Einbindung in eine Bestellsoftware ermöglicht es dem Gastgeber zu sehen, welche Gerichte und Speisen wie oft bestellt werden. Dies hat so auch einen Einfluss auf die Kalkulation seines Wareneinsatzes.

Nicht jeder Gastronom schafft deshalb gleich eine Vielzahl an Tablets an. Speisekarten sind häufig in Restaurants noch die haptische Grußbotschaft eines Gastronomen. Dem Wunsch des Gastes nach digitalem Service kann dennoch Rechnung getragen werden. Schließlich tragen die meisten Gäste ihre digitale Speisekarte so oder so mit sich herum. Ein Griff in die Hosentasche und das Smartphone eröffnet seinem Besitzer die digitale Angebotswelt des jeweiligen Restaurants. Wir sind es mittlerweile gewohnt auf digitale Dienste schnell und direkt zugreifen zu können. Damit ändert sich allerdings auch die Erwartungshaltung der Nutzer, die auch vor einem Restaurant nicht Halt macht. Auf unterschiedlichen Bewertungsportalen werden Meinungen und Eindrücke vom Besuch unzähliger gastronomischer Betriebe geteilt und diskutiert. So ist die Möglichkeit, ein Unternehmen negativ oder positiv zu bewerten, immer nur einen Klick weit entfernt.

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Digitaler vs. „realer“ Service

Neben all den digitalen Services, die man in den Bestellvorgang integrieren kann, ist laut bookatable-Umfrage der persönliche Service immer noch von enormer Bedeutung. 44% der Befragten sind sehr zufrieden mit der hiesigen Restaurantkultur und vertreten die Ansicht, dass Restaurants bereits vieles anbieten, was die Gäste erwarten. Demnach ist das Gefühl, das man mit einem Besuch in einem Gastronomiebetrieb verbindet, unvermeidlich davon abhängig, wie gut man den persönlichen Service einer „echten“ Servicekraft empfindet. Der Kontakt mit dem Gast ist daher weiterhin essentielle Grundlage bei der Beurteilung eines Unternehmens. Digitale Services, die beispielsweise den Bestellvorgang, die Übersicht zu den beliebtesten Gerichten, die Tischvergabe mittels Reservierungsplans, oder mobile Zahlungssysteme umfassen, die die Buchhaltungssoftware füttern, unterstützen den Gastronomen dabei erheblich zeitlich und finanziell effizienter planen zu können. Zeitersparnisse führen letztlich auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Steht beispielsweise das Essen schneller auf dem Tisch oder läuft der Bezahlvorgang schnell und unkompliziert, wird dies häufig als positiv empfunden. Aus Gastronomensicht gehört die Zettelwirtschaft unzähliger Rechnungen und Belege mittels digitaler Kassensysteme schon bald der Vergangenheit an.

Tipp 2: Digitaler Nutzen

Die Vielzahl an Möglichkeiten im Digitalisierungsprozess macht es häufig nicht einfach die für sich passende Variante zu identifizieren. Da kann es dann schon vorkommen, dass man sprichwörtlich vor lauter Bäumen den Wald nicht sieht. Positiv hervorzuheben ist hierbei die überarbeitete Regelung der Bundesregierung zur 100-prozentigen Fixkostenerstattung in Höhe von bis zu 20.000€ bei der Investition in digitale Infrastruktur. Die einmalige Ausschüttung ist dabei an einen Umsatzrückgang von mehr als 70% gebunden. Damit ist es Unternehmen, die ihre Rücklagen aufgebraucht haben, nun möglich, die Investitionen komplett durch Fördermittel finanzieren zu lassen. Konkret handelt es sich hierbei zum Beispiel um Kassensysteme und mobile Geräte wie Laptops und Tablets, die förderungsfähig sind.

Abgesehen von den Rahmenbedingungen soll jetzt der Nutzen dieser Systeme und Geräte im Vordergrund stehen. Einige Tools wurden bisher schon angesprochen und ihr Nutzen grob umrissen. Vor dem Einsatz digitaler Systeme sollte vorab eine wesentliche Frage stehen:

Um diese Frage beantworten zu können sollte man den Nutzen eines Produkts aus zwei unterschiedlichen Perspektiven betrachten. Zum einen aus der Sicht des Gastes. Gestattet ihm der Einsatz eines digitalen Produkts einen effizienteren Bestellvorgang? Kann er beispielsweise mit dem Smartphone eine Essensbestellung aufgeben oder die Rechnung bezahlen? Erhält er wichtige Informationen zu den Speisen hinsichtlich Herkunft und Verträglichkeit? Erhält er die Rechnung als PDF direkt an seine E-Mail-Adresse? Solche automatisierten Prozesse bieten nicht nur dem Gast die Möglichkeit Zeit zu sparen, sondern sie reduzieren auch den Aufwand auf Seiten des Gastgebers. Personal kann so effizienter im Service eingesetzt und die Kosten hierfür besser geplant werden. Womit wir bei der zweiten Perspektive in puncto Nutzen sind: Der Nutzen aus der Sicht des Gastgebers. Nicht nur der effizientere Einsatz des Personals spielt hier eine Rolle, sondern auch die Dienstpläne der Mitarbeiter lassen sich durch einen digitalen Schichtplan vereinfachen.

Gerade in schwierigen Zeiten wie der Corona-Pandemie, die die Planung des Wareneinsatzes und des Personals enorm erschwert, kann so kurzfristig und flexibel reagiert werden. Laut des „Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021“ arbeiten inzwischen 46% der Unternehmen des Gastgewerbes mit einem digitalen Kassensystem. Weitere 22% wollen ein solches anschaffen. Neben dem Ausbau ihres Onlineauftritts verspricht der Einsatz smarter Lösungen die Bündelung einzelner Posten, wie der Warenwirtschaft und Personalplanung, in einem System, was den Unternehmen in der Gastronomie den größten Nutzen liefert. 74% der Befragten gaben an, dass sich digitale Maßnahmen positiv auf interne Geschäftsprozesse auswirken. Weitere 72% sind der Meinung, dass die Umsetzung digitaler Prozesse zu einer Stärkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit geführt hat.

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Digitaler Nutzen vs. Aufwand

Letztlich darf bei der Umsetzung digitaler Strategien nicht vergessen werden, dass sie nicht als Allheilmittel gesehen werden sollten. So funktionieren selbst die besten Werkzeuge nur, wenn die Mitarbeiter sich damit auch auskennen. Der Umgang mit einem Tablet, einer App oder mobilen Zahlungsgeräten bedarf bei allen Vorteilen, die diese Tools mitbringen können, einer Einweisung in die Materie. Zusätzlich macht es durchaus Sinn, die digitalen Helfer als Alternative zu verstehen und nicht als Komplettersatz der bisherigen „Werkzeuge“. So ist die Barzahlung in Restaurants immer noch ein wichtiger Bestandteil eines Besuchs. Ebenso ist der persönliche Kontakt und Service ein zentrales Element und für die Beurteilung essentiell. In Corona-Zeiten findet diese Art der Kundenbindung vorwiegend online statt. Aber auch hier existieren zahlreiche Möglichkeiten zur Digitalisierung in Form von Onlinebestellungen, wodurch der Gastronom beim Gast durch Service und Schnelligkeit punkten kann. Kurzum: Erleichtert das Produkt meine tägliche Arbeit und lassen sich Abläufe in verschiedenen Bereichen optimieren, ohne ständig die Technik zu verfluchen, so kann der digitale Transformationsprozess zum Erfolg werden.

Tipp 3: Digitaler Mehrwert

Der digitale Mehrwert lässt sich daher als optimales Zusammenspiel zweier Faktoren beschreiben. Zum einen aus dem Mehrwert, der für den Kunden entsteht und zum anderen aus dem Mehrwert, den der Gastronom hieraus zieht. Erlebt der Kunde den Besuch des Gastronomiebetriebes als effizient und angenehm, beispielsweise hinsichtlich eines flexiblen Bezahlvorgangs, gepaart mit den Automatisierungsprozessen bei der Rechnungserstellung, ergibt sich der optimale Mehrwert. Ein weiterer Mehrwert bietet die digitale Speisekarte. Anstatt einer realen Karte kann der Gast die Gerichte und Speisen auf seinem Smartphone ansehen und auswählen. Das ist nicht nur hygienischer, da jeder sein Handy nutzt, sondern spart neben den Reinigungskosten für die Karten auch den Zeitaufwand, den das Personal dafür bräuchte, ein. Darüber hinaus können Kosten für die Gestaltung und Produktion der Speisekarten eingespart werden. Ebenso kann die Kontaktnachverfolgung im Zuge der zunehmenden Öffnungsstrategien mithilfe digitaler Anmeldungen über die Homepage des Betriebes vereinfacht werden.

Um auch für Ihr Unternehmen einen echten Mehrwert zu erzielen bieten sich verschiedene Systeme an. Diese unterscheiden sich generell in All-in-One-Lösungen und einzelnen Systemanwendungen, wie einem einfachen Kassensystem. Das Unternehmen Metro bietet beispielsweise eine eigene Bestellplattform namens „Dish“, bei der Gastronomen keine Provisionen zahlen müssen. Damit wird der bisherige Monopolist Lieferando herausgefordert, der in Deutschland praktisch ohne Konkurrenz ist. All-In-One Lösungen, zum Beispiel gastronovi, bieten hingegen vernetzte Systeme. Von der Buchhaltung über Reservierungen bis hin zum Speisekarten-Tool ist das ein absolutes Komplettpaket.

Für welches System Sie sich letztlich auch entscheiden, wir bieten Ihnen eine umfassende Beratung zu allen Themen rund um die Digitalisierung in der Gastronomie und Hotellerie.

Fazit

Die Digitalisierung in der Gastronomie ist in den vergangenen beiden Jahren Stück für Stück weiter fortgeschritten. Die zahlreichen Angebote rund um das Thema Digitalisierung bieten die Chance, Prozesse zu optimieren, Kosten einzusparen und neue Kunden zu gewinnen. Im Mittelpunkt steht aber nach wie vor der Gast. Der persönliche Kontakt und die Zufriedenheit der Gäste ist während und nach der Pandemie der entscheidende Schlüssel. Digitale Angebote sollten hier anfangs lediglich ergänzend genutzt werden und vor allem den Arbeitsalltag erleichtern. Blindes Vertrauen in neue Technik bewirkt alleine keine Wunder, sondern sollte immer Hand in Hand mit einer bedarfsgerechten Schulung zum Umgang mit dieser verstanden werden.

Über den Autor

André Binnewies beschäftigt sich generell viel mit Themen und Zusammenhängen, die die Organisationsstruktur von Unternehmen im Bereich Digitalisierung, Industrie & Arbeitswelt 4.0, Change Management, betreffen. Zudem hat André im Laufe der letzten Jahre schon verschiedene Projekte in den Bereichen Sport, Gesundheit, Organisationsformen in Unternehmen und der Start-Up Branche mitinitiiert, begleitet und erfolgreich abgeschlossen. „Mit jedem weiteren Projekt lernt man neue Sichtweisen kennen, kann bisher Bewährtes anwenden, steht aber auch vor Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Die Auseinandersetzung damit macht großen Spaß, motiviert mich gute Lösungen zu finden und ist wie eine Art Puzzle, bei dem man nach und nach alles zu einem stimmigen Gesamtbild zusammensetzt.“

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